Gegevensregistratie

We verzamelen op verschillende momenten gegevens. Niet alle gegevens zijn op zichzelf persoonsgegevens, maar we vinden het belangrijk dat je begrijpt welke gegevens wij van jou kunnen hebben.

Aanbod en diensten van de Bibliotheek voor iedereen

Jouw privacy en …

contact met ons

Om onze dienstverlening continu te verbeteren registreren we een aantal zaken zoals de door jou gestelde vragen, ingediende klachten of meldingen, het onderwerp en de aard daarvan, de termijn waarbinnen de vraag of klacht definitief is afgehandeld en op welke wijze aan de melding gevolg is gegeven. Dit kan via een papieren versie alsook digitaal.

Deze verzamellijst wordt 2 jaar bewaard.

activiteiten, zoals cursussen, bijeenkomsten

Als je je bij ons aanmeldt voor een cursus, activiteit of bijeenkomst willen we graag je naam weten, je e-mailadres, telefoonnummer en eventueel je pasnummer (voor leden) in verband met een mogelijke korting. Deze gebruiken we om de uitnodiging te versturen, eventuele facturering en de planning. Ook delen we deze informatie bij cursussen en workshops met de betrokken docent om actuele informatie te geven ten behoeve van de uitvoering.

De persoonsgegevens worden bewaard, gebruikt en verwerkt voor zolang we de gevraagde dienst(en) aan je leveren.
 

taallessen

Om je Nederlands lezen, spreken en schrijven te verbeteren geven we taallessen.
Je naam, geslacht, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum(voor) opleiding land van herkomst, (voor-)opleiding in Nederland hebben we daarvoor nodig. Ook willen we weten of je een andere taal spreekt, sinds wanneer je in Nederland bent, je motivatie c.q. doel en het resultaat van je test.
Om een geschikte taalcursus of een taalmaatje te vinden verzamelen we de volgende gegevens: je naam, adres, woonplaats, telefoon, e-mailadres, geboortedatum en je geboorteland.

Om onze docenten de mogelijkheid te bieden de lessen aan te laten sluiten bij alle deelnemers en te communiceren ontvangen zij alleen voornaam, geboortejaar, land van herkomst, e-mail en telefoonnummer.

Als cursist moet jij bij de intake aanvinken waar je toestemming voor geeft;

  • voor het doorgeven van voornaam, geboortejaar, geboorteland, e-mailadres en telefoonnummer aan de docenten.
  • voor het inzien van de intake door docenten.

Deze gegevens bewaren we 3 jaar, daarna worden ze vernietigd.

klantreacties

Om onze dienstverlening continue te verbeteren registreren we een aantal zaken zoals de door jouw gestelde vragen, ingediende klachten of meldingen, het onderwerp en de aard daarvan, de termijn waarbinnen de vraag of klacht definitief is afgehandeld en op welke wijze aan de melding gevolg is gegeven.

Je kunt op verschillende manieren een vraag stellen of een reactie geven (via de website, aan de balie, social media, telefonisch en schriftelijk bijvoorbeeld). Om structureel de kwaliteit te verbeteren en in beeld te brengen welke acties zijn ondernomen (binnen de kaders van de AVG) is het van belang om een duidelijk werkproces te beschrijven en afspraken hierover te maken.
Email: Als je een mail stuurt naar info@dezb.nl ontvang je direct een ontvangstbevestiging. Deze mail wordt doorgezet naar de medewerker die kennis van zaken heeft betreffende het onderwerp. De reactietermijn is uiterlijk één week. Vragen en antwoorden worden bijgehouden in een volgsysteem. Mogelijk is een klantreactie input voor het beleid of verbetering van een werkproces.

Telefoon: Telefoontjes worden of direct beantwoord of doorgezet naar een collega die over het onderwerp gaat.

Klantreacties via de ideeënbus (bij de Klantenservice) worden wekelijks verzameld en verspreid naar de betrokken collega die over het onderwerp gaat.

Gegevens die we verzamelen zijn naam, e-mailadres, eventueel lidmaatschapspasnummer, de reactie/onderwerp en mogelijk telefoonnummer.
De verzamellijst van schriftelijke klantreacties wordt 2 jaar bewaard. De papieren klantreactie van de ideeënbus worden 12 maanden bewaard.
 

beeldmateriaal

Als organisatie hebben we de plicht om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens en die te beveiligen, in welke vorm dan ook. Voor het gebruik van foto- en videomateriaal geldt binnen ZB dan ook de volgende richtlijn:

  • Vraag bij inschrijving van het lid éénmalig expliciet toestemming voor het maken en gebruik van foto- en/of videomateriaal;
  • Geef aan waarvoor je het beeldmateriaal gaat gebruiken en op welke kanalen het materiaal verspreid wordt;
  • Bij activiteiten die we zelf organiseren gaat degene die zich aanmeldt via een formulier op de website akkoord met het maken van foto’s en filmbeelden die via onze eigen kanalen verspreid worden (de website en social media: LinkedIn, Facebook, Instagram, Twitter en de narrowcasting (videowall)). Indien de pers aanwezig is, idem.
  • Indien een klas een activiteit van ZB bezoekt is en blijft de begeleidende docent en de school altijd verantwoordelijk voor de afspraken die de school met de ouders maakt over het nemen van foto’s en filmbeelden.
  • Geef aan dat men de toestemming altijd in kan trekken.
    Wij gebruiken regelmatig beeldmateriaal in onze communicatiemiddelen, zoals bijvoorbeeld: website, boek, rapport, nieuwsbrief, mailing, social media, film, folders.
    Wij vragen van tevoren toestemming. Van kinderen maken we in principe geen herkenbare foto’s en zeker geen ongevraagde close ups.

website

De website van ZB| Planbureau en Bibliotheek van Zeeland maakt geen gebruik van zogenaamde tracking cookies (third party cookies). Jouw bezoek aan de website wordt geregistreerd met een geanonimiseerd statistiekprogramma voor websites. Meer informatie over ons cookiebeleid.

digitale nieuwsbrief en mailings

Je gegevens, zoals je naam en e-mailadres, worden opgeslagen in ons systeem. Deze gegevens worden geregistreerd om je gericht informatie, nieuwtjes en aanbiedingen toe te sturen. Enkel voor dit doel zullen je gegevens gebruikt worden. ZB draagt er zorg voor dat je gegevens veilig opgeslagen worden en blijven.
Onderaan iedere nieuwsbrief vind je de mogelijkheid om je af te melden voor de nieuwsbrief van ZB.

social media

Jij bepaalt zelf wat je op social media zet. Wij kunnen je alleen adviseren om daar voorzichtig in te zijn als het om persoonlijke gegevens gaat.

kluisaanvragen

We willen je de mogelijkheid bieden om onze bijzondere collectie die we bewaren in de kluis te raadplegen. Omdat we heel zuinig zijn op deze bijzondere collectie maken we een versleutelde kopie van je paspoort. We vernietigen legitimatie- en adresbewijzen direct na gebruik en slaan deze niet op.

cameratoezicht

Hier lees je hoe ZB omgaat met het opnemen, terugzoeken, bekijken en verwijderen van beelden, gemaakt met bewakingscamera’s.

Dit doen we om de medewerkers, bezoekers en eigendommen te beveiligen en om overlast terug te dringen en/of te voorkomen.

De camera’s bewaken het gebouw van ZB aan de Kousteensedijk 7 in Middelburg. Er worden continu beelden opgenomen van de directe omgeving, bij de bezoekersingang, bij de personeelsingang en binnen het pand. Dit gebeurt met duidelijk zichtbare camera’s vanuit vaste cameraposities. De beelden worden opgeslagen op een personal computer.
Alle ingangen zijn voorzien van een pictogram dat aangeeft dat er cameratoezicht is.

In geval van incidenten waarbij ZB, haar personeel of haar bezoekers, in personele of materiële zin, (ernstig) zijn of worden benadeeld, kan een verzoek tot het bekijken van opgenomen beelden worden gedaan bij de Coördinator Facilitaire Zaken (FZ). Dit
verzoek kan zowel komen uit de interne organisatie als vanuit de politie.
De Coördinator FZ en de Coördinator Dienstverlening zijn bevoegd de camerabeelden te bekijken. Zij zullen de beelden uitsluitend passief, d.w.z. achteraf na een incident, gebruiken. Zij dienen zich te houden aan de geheimhoudingsplicht. De computer bewaart automatisch de beelden van minimaal de laatste 72 uur en wist de oudere beelden, dan wel na afhandeling van de geconstateerde incidenten.
Geen andere persoonsgegevens worden verwerkt dan gegevens met betrekking tot
datum, tijdstip en plaats waarop de video-opnamen zijn gemaakt. De persoon van wie opnamen zijn gemaakt, die voor hem of haar belastend kunnen zijn, heeft altijd het recht op inzage in de registratie.

gebruikmaken van computer van ZB of van eigen apparatuur, van gratis wifi, van internet of van het Mediacentrum

Op de pagina Mediacentrum staat de regeling met betrekking het computer- en internetgebruik

Als je geen informatie over diensten en producten wilt ontvangen, dan kun je dat kenbaar maken bij de Klantenservice.

Dienstverlening van de Bibliotheek exclusief voor leden

Jouw privacy en ...

dienstverlening van de Bibliotheek exclusief voor leden

Wanneer je lid wordt van de Bibliotheek vragen we om je naam, geslacht, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum. Deze persoonsgegevens hebben wij nodig om je als lid te registreren en ervoor te zorgen dat je optimaal gebruik kunt maken van onze collectie. We gebruiken deze persoonsgegevens ook om je een lidmaatschapspas te geven en de digitale nieuwsbrief toe te kunnen sturen. Ook informatie over je lidmaatschap, zoals de datum waarop je lid bent geworden en je lidmaatschapsvorm, pasnummer, de hoogte van de eventueel verschuldigde lidmaatschapsvergoeding en toepasselijke kortingen of acties.

Dit kan zowel aan de balie van de Klantenservice als online.

We geven je een pas en met behulp van je pasnummer en je geboortedatum maak je heel gemakkelijk een eigen account aan voor de beveiligde omgeving van Mijn bibliotheek. Wat verder nodig is voor je inschrijving aan de balie: een geldig legitimatiebewijs. Deze checken we alleen.

Je kunt ook gebruik maken van de ZB-app. Met de Zeeuwse Bibliotheken-app hebben Bibliotheekleden overal en altijd toegang tot de Bibliotheek met een smartphone of tablet.

Ben je jonger dan 18 jaar dan is het lidmaatschap gratis. We hebben dan wel je gegevens nodig en schriftelijke toestemming van je ouders/verzorgers. Wat verder nodig is voor je inschrijving aan de balie: een geldig legitimatiebewijs, van jezelf of van je ouders. Pas als je 18 jaar bent of ouder, is deze toestemming niet meer nodig. Als je regelmatig bij ons leent ontvang je van ons 2 maanden voor je 18e verjaardag een kaart met de vraag of je (betalend) lid wilt blijven. Doe je niets dan schrijven we je na 3 maanden definitief uit.

Om je te ontzorgen kun je jaarlijks een automatische betaling laten doen. Dit kan d.m.v. de automatische incasso. Naast je NAW-gegevens vragen we dan ook je IBAN bankrekeningnummer. Om te kunnen incasseren slaan we een machtigingskenmerk op en wisselen we bestanden uit met onze huisbankier.

De persoonsgegevens worden bewaard, gebruikt en verwerkt voor zolang we de gevraagde dienst(en) aan je leveren. Daarna bewaren wij gegevens nog maximaal een jaar om te voldoen aan de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen (Wsob).

e-books en landelijke digitale diensten

Als lid van ZB kun je gebruikmaken van verschillende aanvullende landelijke diensten die vallen onder de verantwoordelijkheid van de Koninklijke Bibliotheek (KB). Via de website www.onlinebibliotheek.nl kun je bijvoorbeeld e-books lenen. Ook op de website www.bibliotheek.nl worden specifieke diensten door de KB aangeboden. Om van deze diensten gebruik te kunnen maken, dien je op de website(s) voor de desbetreffende diensten een account aan te maken. Wij wisselen op voorhand een beperkte set persoonsgegevens met de KB uit om het mogelijk te maken dat je door hen als lid van de Bibliotheek wordt herkend. Op het moment dat je een account voor deze dienst(en) aanmaakt geef je hiermee toestemming voor het verstrekken van je lidmaatschapsgegevens van ZB aan de KB. De KB koppelt deze gegevens vervolgens aan dit nieuwe account. Zij verwerkt deze gegevens overeenkomstig haar eigen privacyverklaring.
Als je gebruikmaakt van de hierboven genoemde landelijke diensten, kun je voor je rechten als betrokkene rechtstreeks contact opnemen met de KB. Je kunt van modelbrieven gebruik maken. Deze zijn beschikbaar op de website van de KB.

lenen in Zeeland

Indien je een boek/object wilt reserveren dat in een andere vestiging staat in Zeeland kun je dat via de catalogus aanvragen. Via de knop reserveren zorgen wij dat de titel bij jou terecht komt. Hiervoor maken we gebruik van de gegevens die onder je pasnummer staan om te zorgen dat het bij de juiste lener terecht komt.
Wij zorgen dat de titel naar de Bibliotheek komt die je als afhaallocatie hebt opgegeven. Daar zijn dan op dat moment voor die specifieke reservering je gegevens bekend. Je krijgt bericht per e-mail als het materiaal op deze locatie voor je klaarstaat. Zodra je het boek/object weer ingeleverd hebt vervallen de gegevens bij die vestiging. Is de titel uitgeleend, dan komt je boek/object en de afhaallocatie op de reserveringslijst te staan.

lenen bij andere Bibliotheken

Mocht je boek/object niet in Zeeland beschikbaar zijn, maar wel bij een andere Bibliotheek in Nederland dan kan dat via de catalogus, een mail of via een balie van de Bibliotheek aangevraagd worden. Hiervoor maken we gebruik van de gegevens die onder je pasnummer staan om te zorgen dat het bij de juiste lener terecht komt.
De afhaallocatie kan op alle vestigingen in Zeeland geselecteerd worden. De afdeling van ZB| Planbureau en Bibliotheek van Zeeland verwerkt deze aanvragen en maakt gebruik van de gegevens die bekend zijn onder je pasnummer. De aanvragen bewaren we 3 jaar.
 

Picarta

In het Picarta-systeem kun je door het hele land aanvragen vanuit je eigen huis, zonder tussenkomst van onze Bibliotheek. Van de eindgebruikers verzamelen we de naam, pasnummer, telefoon, adres en e-mailadres. Daarnaast is bij ons je persoonlijke Picarta-account en het wachtwoord bekend. Dit bewaren we in een map om de eindgebruikers te kunnen informeren over hun account, wachtwoord en om het accountbedrag te kunnen verhogen. De levering van het boek/object staat dan klaar in de geselecteerde vestiging. De Picarta-gegevens worden bewaard, gebruikt en verwerkt voor zo lang we de gevraagde dienst(en) aan je leveren.

gastlenen

Als je af en toe ergens anders materialen wilt lenen (op vakantie, of een studie) bestaat er gastlenen. Met je Zeeuwse abonnement kun je gratis terecht bij gastbibliotheken in andere provincies en andersom. De gegevens die we dan van je verzamelen zijn dezelfde als van je eigen Bibliotheek. We gebruiken je gegevens om een mailtje te sturen als je reservering klaar staat.

Ik vertegenwoordig een bedrijf, de overheid of een instelling en heb te maken met:

Jouw privacy en ...

•  Algemene voorwaarden voor diensten aan ZB (opdrachtgever)

•  Algemene voorwaarden voor diensten aan ZB (opdrachtnemer)

Indien van toepassing hebben we afzonderlijke verwerkingsovereenkomsten afgesloten.